Qué es el fichaje laboral
El fichaje laboral es el registro diario de la hora a la que cada persona empieza y termina de trabajar. Es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019 y los registros se guardan cuatro años.
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su objetivo es que se respeten los límites de jornada y que las horas extra se puedan comprobar. Por eso el registro tiene que estar a disposición de la plantilla, su representación y la Inspección de Trabajo.
Quién tiene que fichar
Toda persona con contrato laboral: a jornada completa o parcial, indefinida o temporal, en el centro de trabajo o en teletrabajo, y también mandos intermedios y cargos de confianza. No importa el tamaño de la empresa: con una sola persona contratada ya hay que llevar el registro.
Quedan fuera la alta dirección y quien no tiene contrato laboral, como los autónomos que trabajan solos. Lo detallamos en quién está exento de fichar y en si los autónomos tienen que fichar.
Qué hay que fichar
- Entrada y salida de cada día: obligatorio hoy.
- Horas extra: se registran día a día y se entrega copia del resumen a la persona (art. 35.5 ET).
- Pausas: hoy recomendable según la guía del Ministerio de Trabajo; con el nuevo Real Decreto, obligatorio.
- Presencial o a distancia, tipo de horas y totales diarios y mensuales: lo que añadiría el nuevo registro horario.
Formas de fichar: qué sirve hoy y qué servirá
| Método | ¿Válido hoy? | ¿Con el Real Decreto? | A tener en cuenta |
|---|---|---|---|
| Hoja en papel | Sí | No | Fácil de rellenar a posteriori y de perder. Hay que calcular los totales a mano. |
| Hoja de cálculo (Excel) | Sí | No | Editable sin dejar rastro, así que cuesta demostrar que es fiable. |
| App en el móvil o el ordenador | Sí | Sí | La hora la pone el servidor y los totales salen solos. Válida si cada persona ficha por sí misma. |
| Tablet compartida con PIN | Sí | Sí | Útil en tiendas, obras o cocinas donde no todo el mundo usa el móvil. |
| Tarjeta o llavero (NFC) | Sí | Sí, si es digital y trazable | Necesita lector. Una tarjeta prestada permite fichar por otro. |
| Huella o reconocimiento facial | Muy discutido | Muy discutido | Datos biométricos: la AEPD ve muy difícil justificarlos para controlar la presencia. |
Si hoy usas papel o Excel, tenemos una plantilla gratuita que hace los cálculos, pero ten en cuenta que dejará de valer si se aprueba el Real Decreto.
El fichaje digital
Fichar en digital significa que la persona pulsa un botón y el sistema guarda la hora del servidor, no la que alguien escribe. Las ventajas para una pyme son prácticas: los totales y las horas extra se calculan solos, las correcciones quedan registradas con su autorización y, si llega la Inspección, el informe sale en minutos.
Hoy es opcional. Cuándo pasará a ser obligatorio depende del Real Decreto, que a noviembre de 2026 sigue sin aprobarse: lo seguimos en ¿es obligatorio el fichaje digital?
Cómo implantar el fichaje en tu empresa
- Consulta a la representación de la plantilla, si la hay. El artículo 34.9 prevé organizar el registro por convenio, acuerdo o decisión de la empresa tras esa consulta.
- Elige el método pensando en cómo trabaja tu equipo: móvil para quien está fuera, tablet compartida para un local.
- Informa por escrito de qué se registra, para qué, quién lo ve y cuánto tiempo se guarda (art. 13 RGPD).
- Define cómo se corrige un olvido: quién lo pide, quién lo aprueba y que el fichaje original no se borra.
- Revisa los totales cada mes y guarda los informes cuatro años.
Errores habituales
- Rellenar el registro a final de mes en vez de cada día.
- Que el encargado fiche por toda la plantilla.
- Borrar o cambiar horas sin dejar constancia.
- Registrar horarios teóricos («de 9 a 17») en lugar de las horas reales.
- No dar acceso a la persona trabajadora a su propio registro.
- Recoger más datos de los necesarios, como la ubicación continua o la huella.
Fichaje en un toque, desde el móvil o una tablet. Gratis hasta 3 personas.
Empieza gratisPreguntas frecuentes
¿Fichar y registrar la jornada es lo mismo?
Sí. «Fichar» es la forma coloquial de llamar al registro de jornada que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. También se habla de control horario, control de presencia o registro horario.
¿El tiempo de fichar cuenta como tiempo de trabajo?
El registro debe reflejar la jornada efectiva. Si tu convenio considera trabajo el tiempo de cambiarse o de desplazarse dentro del centro, fichar al llegar es lo correcto. Si no, la empresa puede organizar el registro para reflejar cuándo empieza el trabajo efectivo, pero debe quedar claro para todos.
¿Puede la empresa obligarme a fichar con mi móvil personal?
La ley no prohíbe fichar con el móvil personal, y es lo más cómodo en muchas pymes. Aun así, lo prudente es que la empresa ofrezca otra forma de fichar a quien no quiera usar su teléfono, como una tablet compartida o un ordenador, y que la aplicación no recoja datos innecesarios como la ubicación.
¿Cada cuánto hay que fichar?
Cada día de trabajo, al empezar y al terminar la jornada. Con el proyecto de Real Decreto también al empezar y terminar cada pausa no trabajada.
¿Quién puede ver mis fichajes?
Tú, la empresa (las personas que gestionan el personal), la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo cuando lo pida. Nadie más debería tener acceso.
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional laboralista.