¿Quién está obligado?
Todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, y para todas las personas con contrato laboral: a jornada completa o parcial, en la oficina o en remoto. La obligación viene del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019 y en vigor desde el 12 de mayo de 2019.
Ese mismo mes, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (sentencia C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank) confirmó que todos los Estados deben exigir un sistema de registro «objetivo, fiable y accesible» de la jornada diaria.
Qué hay que registrar hoy
La ley vigente pide, para cada persona y cada día:
- La hora concreta de inicio de la jornada.
- La hora concreta de finalización.
Además, para los contratos a tiempo parcial el registro debe totalizarse cada mes (art. 12.4.c ET), y las horas extraordinarias deben registrarse día a día (art. 35.5 ET). La forma de organizar el registro se decide por convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, por la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla.
Hoy la ley no impone un formato: el papel o una hoja de cálculo son válidos. Eso es justo lo que cambiaría con la reforma.
Conservación y acceso
Los registros se conservan cuatro años y deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si la Inspección los pide, hay que poder entregarlos.
El Real Decreto de registro horario digital
El Ministerio de Trabajo sometió a audiencia pública en septiembre y octubre de 2025 un proyecto de Real Decreto que obligaría a llevar el registro en formato digital y fijaría los datos mínimos de cada asiento:
- Identificación de la persona que ficha, que debe hacerlo personalmente.
- Régimen de jornada (completa o parcial, con su porcentaje).
- Hora y minuto de inicio y fin de cada jornada y de cada pausa.
- Si cada tramo es presencial o a distancia.
- Naturaleza de las horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) y cómo se compensan las extra.
- Totales diarios y mensuales calculados automáticamente.
- Trazabilidad de cualquier modificación: quién la hizo, quién la autorizó y cuándo.
En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió su dictamen 188/2026, que no avaló el texto tal como estaba y pidió revisar, entre otras cosas, el impacto en las pymes y la protección de datos. Los datos mínimos del registro no fueron el punto de discusión.
A octubre de 2026, el texto definitivo no se ha publicado en el BOE. Ficha Digital ya recoge todos los datos mínimos del proyecto, y adaptaremos la aplicación cuando se publique la versión final.
Fechas, plazos y lo que queda pendiente, en ¿es obligatorio el fichaje digital?
Ubicación, huella y privacidad
Para registrar la jornada basta con saber quién ficha y cuándo. La geolocalización y la biometría son de los puntos más discutidos de la reforma: la Agencia Española de Protección de Datos emitió un informe desfavorable al proyecto, y el consentimiento de la persona trabajadora no sirve como base para recoger estos datos, por el desequilibrio que hay entre empresa y plantilla.
Por eso Ficha Digital no recoge ubicación ni datos biométricos.
Qué pasa si no se registra
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave en materia de tiempo de trabajo según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Además, sin registro es difícil defender ante un juzgado cuántas horas se trabajaron de verdad. Las cuantías están en nuestra guía de multas por no registrar la jornada.
¿Quieres el registro hecho sin pensar en él?
Empieza gratisEsta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional laboralista.