Dónde están tus datos, cómo se protegen y qué pasa si te vas

La aplicación, la base de datos, las tareas programadas y las copias de seguridad están en Scaleway, un proveedor europeo, en su región de París (Francia). Los fichajes y el resto del registro se guardan en la Unión Europea. Esta web informativa está alojada aparte y no contiene datos del registro.

• Cifrado en tránsito: todo va por HTTPS entre tu móvil, tableta u ordenador y la aplicación. La conexión de la aplicación con la base de datos también va cifrada y comprueba el certificado del servidor.
• Cifrado en reposo: la base de datos (PostgreSQL gestionado por Scaleway) tiene activado el cifrado de su almacenamiento.
• Cada empresa, aislada: la propia base de datos filtra cada consulta por empresa (seguridad a nivel de fila), así que un error en la aplicación no puede mostrar datos de otra.
• Permisos mínimos: la aplicación se conecta con un usuario que puede añadir fichajes pero no modificarlos ni borrarlos. Las contraseñas de la base de datos se generan automáticamente y solo se guardan en el gestor de secretos de Scaleway.
• Acceso por roles: cada persona entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca (propietario, administrador, responsable de equipo, trabajador o auditor). Las descargas y los cambios sobre datos personales quedan anotados con quién y cuándo.
• Sin datos de más: no usamos huella ni reconocimiento facial, y la ubicación viene desactivada.

Los proveedores que tratan datos por cuenta nuestra están en la lista de subencargados del contrato de encargo de tratamiento.

Cada fichaje (entrada, salida, inicio o fin de pausa, corrección) se guarda como un asiento nuevo. Nada se sobrescribe: el usuario de la aplicación solo puede añadir, y la base de datos rechaza cualquier intento de modificar o borrar un asiento. La hora de los fichajes en línea la pone el servidor, no el dispositivo.

1. Sellado. Al guardar un asiento, la base de datos calcula su huella SHA-256 a partir de su contenido (persona, tipo de fichaje, hora exacta, modalidad presencial o a distancia, jornada, horas ordinarias, extra y complementarias, totales del día y del mes, origen, quién lo registró y cuándo, y qué asiento corrige) y de la huella del asiento anterior de la misma empresa.
2. Cadena. Así, los asientos de cada empresa forman una cadena. Si alguien cambiara un dato de un asiento antiguo directamente en la base de datos, su huella dejaría de cuadrar con su contenido; y si recalculara la huella, ya no cuadraría con la que guarda el asiento siguiente.
3. Comprobación. Una función de la base de datos recorre la cadena de la empresa en orden, recalcula cada huella y devuelve el primer asiento que no cuadra, indicando si la huella no coincide o si el enlace con el anterior está roto. Si no devuelve nada, la cadena está intacta. Nuestras pruebas automáticas manipulan un asiento a propósito y comprueban que se detecta. Si necesitas el resultado para una inspección o un procedimiento, pídenoslo.

Además:

• Correcciones: una corrección es un asiento nuevo que apunta al original. El original se conserva, y quedan el motivo, quién la pidió, quién la autorizó y cuándo.
• Informes de auditoría verificables: el administrador puede emitir un informe con los totales del periodo, su huella SHA-256 y un código QR. El QR abre una página pública que recalcula la huella de los datos guardados y muestra si el informe es válido, ha sido revocado o ha sido manipulado, junto con los mismos totales impresos para que cualquiera los compare con el papel.
• Cada descarga, registrada: cada exportación queda anotada con quién la pidió, cuándo, el periodo y la huella SHA-256 del archivo exacto que se entregó.
• Conformidad mensual: el resumen del mes que acepta cada persona se guarda con su propia huella SHA-256.

Lo que la cadena demuestra es que los asientos no se han alterado después de guardarse. No es un sello de tiempo cualificado emitido por un tercero, y no lo presentamos como tal.

Sin permanencia. El plan Estándar se cancela cuando quieras desde Facturación y sigue activo hasta el final del periodo pagado. Después vuelves al plan gratuito: tu equipo sigue fichando y conservas todo el historial, pero no puedes tener más de 3 personas fichando hasta volver al Estándar.

Cómo descargar tus datos. En Informes eliges el periodo (hasta 4 años por descarga) y el formato:

• Informe detallado en PDF o CSV: día a día, con pausas, horas extra, correcciones, conformidad mensual y ausencias.
• Exportación para la Inspección en PDF o CSV: el registro de jornada tal como lo pediría la Inspección de Trabajo.
• Informes de auditoría en PDF, con su huella y su código QR.
• Cada trabajador puede descargar sus propios registros en cualquier momento, sin depender de la empresa.

Si cierras la cuenta. La ley obliga a tu empresa a conservar el registro 4 años. Por eso, al terminar el servicio guardamos tus datos bloqueados durante ese plazo (sin usarlos para nada, y a tu disposición si te los pide la Inspección), salvo que nos pidas que te los devolvamos y nos confirmes que asumes tú su conservación. Pasado el plazo, los borramos. Las copias de seguridad bloqueadas caducan solas a los 4 años de hacerse. Lo tienes por escrito en las condiciones del servicio y en el contrato de encargo.